Statuten Cultuurraad Knokke-Heist

Art. 1

Doel

De Cultuurraad is het gemeentelijk adviesorgaan voor het cultuurbeleid in Knokke-Heist.

Art. 2

Opdracht en bevoegdheid

De Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen zal de Cultuurraad betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijke cultuurbeleid.

De Cultuurraad heeft enerzijds als doelstelling een dynamisch overlegplatform te zijn voor al wie begaan is met het cultuurbeleid in de gemeente. Dit wordt gerealiseerd door de Algemene Vergaderingen te organiseren als openbare fora waar de nadruk ligt op inspraak.

Anderzijds heeft de Cultuurraad als doel advies te geven aan het Gemeentebestuur met betrekking tot het gemeentelijke cultuurbeleid in de breedste zin van de betekenis. De Cultuurraad zal bijgevolg in het kader van de beleidsvoorbereiding en evaluatie om advies gevraagd worden over de culturele aangelegenheden.

De Cultuurraad zal tevens om advies worden gevraagd bij de opmaak en de uitvoering van de doelstellingen omtrent cultuur, bibliotheek en erfgoed in het gemeentelijk meerjarenplan.

Het Gemeentebestuur moet geen advies vragen over de opmaak van de gemeentelijke begroting.

Daarnaast heeft de Cultuurraad de mogelijkheid om over alle beleidsdossiers waarvan zij vindt dat er culturele belangen in het geding zijn, op eigen initiatief advies uit te brengen aan het Gemeentebestuur.

Art. 3

Bijkomende opdracht

De Cultuurraad heeft bovendien de bijkomende opdrachten:

- het verzamelen van informatie en documentatie over het culturele leven en de culturele behoeften in het werkingsgebied;

- het bevorderen en het organiseren van overleg, coördinatie en samenwerking tussen de culturele organisaties;

- het stimuleren van de inspraak van de brede bevolking bij de opbouw van het gemeentelijke cultuurbeleid;

- het bevorderen van de deelname van de ruimere bevolking – en inzonderheid van groepen in achterstandssituaties aan het culturele werk;

- het mogelijk maken en het zelf nemen van op de behoeften afgestemde initiatieven in de culturele sector.

Art. 4

Structuur

De Cultuurraad bestaat uit een Algemene Vergadering waarin alle culturele actoren van Knokke-Heist kunnen zetelen en een Bestuur dat door de Algemene Vergadering wordt verkozen. Binnen de Cultuurraad kunnen voor specifieke doeleinden werkgroepen of commissies worden samengesteld.

Ook kan de Cultuurraad per werksoort en per territoriale geleding (dorp, wijk of deelgemeente) aparte secties oprichten.

Art. 5

Zetel

De Cultuurraad heeft haar zetel in het Cultuurcentrum Scharpoord waar ook haar secretariaat is gevestigd. De zetel kan te allen tijde naar een ander adres worden verplaatst ingevolge een beslissing van het Bestuur.

Art. 6 Samenstelling AV

De Algemene Vergadering van de Cultuurraad is samengesteld uit stemgerechtigde leden (afgevaardigden van de culturele organisaties, deskundigen en gecoöpteerde leden), waarnemers en adviseurs.

Ten hoogste twee derde van de leden is van hetzelfde geslacht.

Art. 7 Afgevaardigden

§1 Elke private of publieke culturele organisatie of vereniging die werkt met vrijwilligers en/of professionele beroepskrachten en die een actieve culturele werking ontplooit op het grondgebied van de gemeente, kan een stemgerechtigde afgevaardigde aanduiden voor de Algemene Vergadering.

§2 Elke organisatie die een ideologische of filosofische strekking behartigt, kan een stemgerechtigde afgevaardigde aanduiden voor de Algemene Vergadering

§ 3: Om een afgevaardigde te kunnen aanwijzen, moeten de private en publieke culturele organisaties voldoen aan volgende voorwaarden:

- een schriftelijke aanvraag doen bij het Bestuur van de Cultuurraad

- hun zetel in de gemeente hebben en een culturele werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente

- door het indienen van hun werkingsverslag over het voorbije jaar laten blijken dat zij in die periode regelmatig activiteiten hebben ingericht voor eigen leden en/of voor het ruime publiek

- aantonen dat zij een culturele, ideologische of filosofische organisatie, vereniging of instelling (privaat of publiek) zijn door het indienen van hun statuten of doelstellingen, de samenstelling van het bestuur en het aantal leden of de omvang van het bereikte doelpubliek.

Art. 8 Deskundigen en gecoöpteerde leden

Een deskundige die lid van de Cultuurraad wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag met opgave van specifieke motivatie voor kandidaatstelling te richten aan het Bestuur van de Cultuurraad en woonachtig te zijn in de Gemeente. Uit de motivatie blijkt duidelijk de deskundigheid of verdienste van de kandidaat binnen het cultureel veld van Knokke-Heist of daarbuiten.

Het aantal deskundigen is beperkt tot maximaal één derde van het totaal aantal leden.

De Algemene Vergadering kan desgevallend daarnaast aanvullende stemgerechtigde leden coöpteren om de representativiteit te corrigeren (man/vrouw-verhouding, evenredige vertegenwoordiging werksoorten, …).

Art. 9 Aanvaarding leden en hersamenstelling

Het Bestuur van de Cultuurraad beoordeelt alle aanvragen tot lidmaatschap en keurt die goed op basis van de formele criteria.

Bij de start van elke nieuwe gemeentelijke legislatuur wordt de Algemene Vergadering opnieuw samengesteld. Alle verenigingen of organisaties en deskundigen die tot toen lid waren, worden aangeschreven om hun kandidatuur opnieuw te bevestigen.

Art. 10 Waarnemers

Kunnen de Algemene Vergadering bijwonen als niet-stemgerechtigd waarnemer:

- alle schepenen die een bevoegdheid hebben over een culturele sector

- één afgevaardigde van de gemeentelijke adviesraden voor jeugd, sport, senioren en van de sociale raad

- iedereen die geïnteresseerd is in het cultuurbeleid in Knokke-Heist.

Art. 11

Adviseurs en medewerkers

De directeur Vrijetijd, de directeur van het Cultuurhuis en het Diensthoofd Bibliotheek en Erfgoed kunnen als niet-stemgerechtigde adviseurs de Algemene Vergadering bijwonen.

Een medewerker van het Cultuurhuis kan worden belast met de administratieve ondersteuning van het secretariaat van de Cultuurraad.

Art. 12

Onverenigbaar-heden

Volgende kandidaten kunnen geen stemgerechtigd lid worden van de Algemene Vergadering:

- leden van de Gemeenteraad of van het College van Burgemeester en Schepenen of diegenen die een ander politiek mandaat bekleden

- kandidaten die reeds vanuit een andere hoedanigheid lid of plaatsvervanger zijn in de Cultuurraad

- medewerkers op directieniveau van het Cultuurhuis of van een toezichthoudende overheid binnen de dienst die zich bezighouden met cultuur.

Art. 13

Einde lidmaatschap

Aan het mandaat van de leden van de Algemene Vergadering komt een einde:

1. door persoonlijk ontslag
2. door ontslag door de vereniging die de afgevaardigde heeft aangeduid
3. door drie opeenvolgende niet ter kennis gebrachte afwezigheden
4. door persoonlijk ontslag van de afgevaardigde bij de vereniging die hem heeft voorgedragen
5. door stopzetting van de werking van de vereniging/organisatie
6. door zich in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden

Indien aan een lidmaatschap vroegtijdig een einde komt wordt bij voorkeur binnen een termijn van drie maanden in de opvolging voorzien.

Art. 14

Duur

De Algemene Vergadering wordt binnen de zes maand na de installatie van de nieuwe gemeenteraad volledig vernieuwd. Zolang de nieuwe Algemene Vergadering niet is samengesteld, blijft de uittredende raad in functie.

Het Bestuur van de uittredende Cultuurraad organiseert de verkiezing van de nieuwe samenstelling.

Art. 15

Taken

Tot de bevoegdheden van de Algemene Vergadering horen:

• het aanstellen en ontslaan van Bestuurders van de Cultuurraad
• het jaarlijks goedkeuren van begroting en rekeningen van de Cultuurraad
• het aanstellen van de rekeningnazichters
• het adviseren van het meerjarenplan van de gemeente en het jaarlijks verslag ter zake
• het goedkeuren van het jaarprogramma van de Cultuurraad
• het kennis nemen van de adviezen aan de gemeente
• het kiezen van de leden van het Bestuur van de Cultuurraad en het bevestigen van zijn specifieke mandaten zoals de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester.

Art. 16

Frequentie

De Algemene Vergadering komt tenminste tweemaal per jaar samen.

Eén derde van de stemgerechtigde leden kan een bijeenroeping van de Algemene Vergadering eisen met een door hen opgestelde agenda. Deze samenkomst moet plaatsvinden binnen de maand na het schriftelijk indienen van het verzoek op het secretariaat van de Cultuurraad. Die buitengewone vergaderingen op verzoek van de leden kunnen niet worden samengeroepen tijdens de maanden juli en augustus.

Art. 17

Agenda

De agenda wordt samengesteld door het Bestuur.



De uitnodiging met vermelding van de agenda wordt ten minste 14 kalenderdagen voor de bijeenkomst verstuurd. Aan de leden die hiermee hebben ingestemd zal de uitnodiging per e-post worden verstuurd.



Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat ten minste 30 kalenderdagen voor de samenkomst schriftelijk door een lid van de Algemene Vergadering wordt ingediend bij de voorzitter.

De agendapunten worden besproken in de volgorde waarin zij op het oproepingsbericht voorkomen. Alleen bij een beslissing van de Algemene Vergadering kan de agenda worden gewijzigd.

Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig worden beraadslaagd, tenzij met het akkoord van twee derden van de aanwezige leden.

Als een bepaald agendapunt niet kan worden afgehandeld, wordt het automatisch verdaagd naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld, tenzij de Algemene Vergadering het anders bepaalt.

Alle relevante documenten liggen ter inzage in het secretariaat vanaf de verzending van de uitnodiging.

Art. 18

Voorzitter

De samenkomsten van de Algemene Vergadering worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, en als ook deze niet aanwezig is, door het aanwezige Bestuurslid met de hoogste leeftijd.

Art . 19

Aanwezigheid

De Algemene Vergadering kan geldige besluiten treffen of gemotiveerde adviezen geven ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.

De leden kunnen zich op de samenkomsten van de Algemene Vergadering laten vervangen door hun vaste plaatsvervanger.

De samenkomsten van de Algemene Vergadering zijn openbaar. De agenda, vergaderdatum en –plaats worden daarom ruim bekend gemaakt in de gemeente. Het stemrecht blijft voorbehouden aan de stemgerechtigde leden.

Art. 20

Beslissingen

De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

Als wordt gestemd over personen of functies, of op verzoek van minstens één derde van de aanwezige stemgerechtigde leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk. In de andere gevallen is de stemming publiek.

Bij publieke stemming is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend ingeval van staking van stemmen.

Wanneer er bij geheime stemming over personen, staking van stemmen is, heeft een nieuwe stemronde plaats tussen de kandidaten met het gelijke aantal stemmen. Wanneer ook deze stemronde geen beslissend resultaat oplevert, is de jongste kandidaat gekozen.

Art. 21

Verslag

Van elke bijeenkomst wordt een ontwerpverslag opgesteld. Dit ontwerpverslag wordt na goedkeuring door de voorzitter binnen de 10 werkdagen na de vergadering onder de leden verspreid.



De leden beschikken over een termijn van tien werkdagen om hun opmerkingen over het ontwerpverslag te formuleren.



Na deze termijn wordt het verslag aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd.

Elk verslag bevat ten minste volgende elementen:

- de aanwezigheden, verontschuldigingen en afwezigheden

- de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering

- de eigenlijke agendapunten die bestaan uit:

* een korte toelichting van het agendapunt

* een korte samenvatting van de bespreking

* het resultaat van de stemming (indien van toepassing)

* de conclusie van het agendapunt met vermelding van eventuele minderheidsstandpunten die worden gedragen door minstens een derde van de aanwezige stemgerechtigde leden

* de rapportering over het gevolg dat aan de versterkte adviezen is gegeven.

De goedgekeurde verslagen van de Algemene Vergadering zijn openbaar en kunnen door elke inwoner van Knokke-Heist worden ingezien op het secretariaat van de Cultuurraad.

Art. 22

Commissies

De Commissies per werksoort, specifiek beleidsthema of per territoriale geleding worden opgericht door de Algemene Vergadering. De secties hebben een voortdurende algemene opdracht.

De Cultuurraad staat minstens in voor de goede werking van de Commissie Cultuurhuis & Beelden in de Stad en de Commissie Erfgoed & Straatnaamgeving.

De Commissie Cultuurhuis & Beelden in de Stad behandelt het gemeentelijk beleid omtrent de werking van het Cultuurhuis en omtrent de aankoop, aanvaarding en/of plaatsing van een kunstwerk op het publiek domein. De werking en de samenstelling van de Commissie wordt beschreven in de bindende bijlage van deze statuten.

De Commissie Erfgoed & Straatnaamgeving behandelt het gemeentelijk beleid omtrent het materieel en immaterieel erfgoed dat zich vertaalt in collectie-opbouw door het Gemeentebestuur, monumentenzorg, erfgoedprojecten buiten de muren van museum Sincfala, herdenkingen en dies meer. Daarnaast adviseert deze Commissie het Gemeentebestuur omtrent de naamgeving van straten en pleinen. De werking en de samenstelling van de Commissie wordt beschreven in de bindende bijlage van deze statuten.

Art. 23

Werkgroepen

Werkgroepen zijn van tijdelijke aard. Zij worden door de Algemene Vergadering opgericht. Zij bereiden onderwerpen voor ter bespreking, ter uitvoering of ter goedkeuring. Ook kunnen zij worden belast met de praktische uitvoering van beslissingen of met het organiseren van activiteiten.

Naast leden van de Algemene Vergadering kunnen ook externe deskundigen of geïnteresseerden, die geen lid zijn van de Cultuurraad, deel uitmaken van deze groepen. Externen kunnen echter geen voorzitter van een werkgroep zijn.

De voorstellen en adviezen van de werkgroepen worden voorgelegd aan het Bestuur en/of de Algemene Vergadering.

Art. 24

Aanstelling van het Bestuur

Het Bestuur telt twaalf leden. Zij worden bij geheime stemming verkozen uit en door de stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering. Het Bestuur kan dus uit deskundigen en afgevaardigden van de culturele verenigingen of organisaties bestaan. Minstens twee derde van de Bestuurders zijn echter afgevaardigden waarvan telkens 2 personen uit één van de vier onderstaande werksoorten komen:

1) Algemene Vorming

2) Actieve Kunstbeoefening

3) Sociaal-Cultureel

4) Hobby, Vrije Tijd en Toerisme

Elke culturele vereniging of organisatie behoort tot één van deze werksoorten. De indeling gebeurt door het Bestuur op basis van de werking zoals die naar voor komt uit de werkingsverslagen.

De 4 resterende plaatsen kunnen door deskundigen of gecoöpteerden ingevuld worden als zij binnen de top 12 qua stemmenaantal vallen.

Elk stemgerechtigd lid van de Algemene Vergadering kan stemmen op alle kandidaten.

De verkozen Bestuursleden kiezen daarna de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester. Bij staking van stemmen is het aantal voorkeurstemmen van de voorafgaande stemming door de Algemene Vergadering doorslaggevend.

Art. 25

Procedure verkiezing

Kandidaturen voor het Bestuur worden opgevraagd bij de stemgerechtigde leden. Deze kandidaturen moeten minstens vijf dagen voor de verkiezingsdag zijn ingediend door de verenigingen, of organisaties of deskundigen zelf op het secretariaat van de Cultuurraad.

Indien voor een bepaalde werksoort zich niemand kandidaat stelt, wordt de plaats in het Bestuur open gehouden en wordt later opnieuw kandidaturen opgevraagd.

De Bestuursleden worden per werksoort aangesteld in volgorde van het aantal behaalde stemmen. Bij staking van stemming is de jongste kandidaat verkozen.

Art. 26

Functies

De voorzitter van het Bestuur is tevens ook voorzitter van de Algemene Vergadering. Samen met de secretaris tekent hij de bindende stukken van de Cultuurraad.

De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij zijn afwezigheid en/of op zijn vraag.

De verkozen secretaris is verantwoordelijk voor het administratieve werk van de Cultuurraad. Hij kan zich hierbij laten bijstaan door een medewerker van het Cultuurhuis.

De penningmeester zorgt voor de bewaring van de gelden van de Cultuurraad op een post- of bankrekening en met de Voorzitter ondertekent hij/zij de bevelen tot betaling, die in opdracht van het Bestuur dienen te gebeuren. Hij/zij houdt tevens een regelmatig ingevuld kasboek bij.

Art. 27

Vergaderingen van Bestuur

Het Bestuur vergadert minstens om de twee maand en zoveel als nodig om zijn taak te kunnen vervullen.

De vergaderingen zijn niet openbaar en de Bestuursleden kunnen zich niet laten vervangen.

Het Bestuur kan vaste of tijdelijke waarnemers uitnodigen op zijn bijeenkomsten en opdrachten geven aan derden.

De agenda en het verslag worden opgemaakt en verspreid conform de vereisten van de agenda en het verslag van de Algemene Vergadering.

Art. 28

Bevoegdheid

Het Bestuur is bevoegd om het dagelijks beheer van de Cultuurraad te voeren. Daaronder valt onder meer:

1. Het bepaalt de houding van de Cultuurraad ten overstaan van dringende en actuele problemen, wanneer de Algemene Vergadering niet tijdig kan samengeroepen worden en onder voorbehoud van goedkeuring door de eerstvolgende Algemene Vergadering.
2. Het Bestuur onderzoekt en keurt de aanvragen tot lidmaatschap goed en waakt over de representativiteit van de Algemene Vergadering.
3. De organisatie van de verkiezingen wordt voorbereid door het uittredend Bestuur.
4. Het Bestuur stelt het ontwerp van begroting en rekeningen en het ontwerp van jaarprogramma en jaarverslag op van de activiteiten die de Cultuurraad organiseert.
5. Het Bestuur bereidt de samenkomsten van de Algemene Vergadering voor en stelt de agenda ervan samen.
6. Het voert de beslissingen van de Algemene Vergadering uit.
7. Het Bestuur neemt kennis van de binnengekomen briefwisseling en zorgt ervoor dat daaraan het nodige gevolg wordt gegeven.
8. Het bezit van de Cultuurraad, dat hem door het Gemeentebestuur en anderen ter beschikking wordt gesteld, wordt beheerd door het Bestuur.
9. Het Bestuur neemt kennis van de verslagen van de Commissies.
10. De adviezen van de Commissies goedkeuren en bezorgen aan het College van Burgemeester en Schepenen en/of de Gemeenteraad.
11. Aanduiden van vertegenwoordigers van de Cultuurraad voor eenmalige gelegenheden.
12. Het Bestuur is bevoegd over alle aangelegenheden die niet aan de Algemene Vergadering zijn toevertrouwd.

Art. 29

Controle

Het College van Burgemeester en Schepenen heeft inzagerecht op de rekeningen en kan een ambtenaar belasten met de controle op de financiële verrichtingen.

Art. 30

Duur van Bestuursmandaat

De duur van de Bestuursmandaten bedraagt 6 jaar. De Bestuursmandaten vervallen op de eerstvolgende Algemene Vergadering na de nieuwe samenstelling van de Algemene Vergadering.

Bij het voortijdig wegvallen, om welke reden ook, van een Bestuurslid, wordt in de opvolging tot het einde van het betrokken Bestuursmandaat voorzien door een tussentijdse verkiezing in de werksoort waartoe het uittredend Bestuurslid behoorde.

Art. 31

Opheffingen

De statuten van de Cultuurraad zoals goedgekeurd door de Algemene Vergadering van de Cultuurraad op 5 juni 2003, op de datum van bekrachtiging door de Gemeenteraad op 18 december 2003 worden opgeheven.

De statuten van de adviescommissie Beelden in de Stad zoals goedgekeurd door de Gemeenteraad op 26 april 2001 worden opgeheven.

Art. 32

Invoegetreding

Het voorliggend reglement komt in voege na de goedkeuring door de Gemeenteraad op 25/4/2019.

Art. 33

Opdracht

De Commissie Cultuurhuis & Beelden in de Stad bereidt het advies voor met betrekking tot het gemeentelijk beleid omtrent de werking van het Cultuurhuis en de aanwezigheid van beeldende kunst in de publieke ruimte van Knokke-Heist.

.

Art. 34

Wat is het Cultuurhuis

Onder het Cultuurhuis ressorteren de gemeentelijke diensten Cultuur, Bibliotheek, Erfgoed en Jeugd. Het Cultuurhuis van Knokke-Heist staat in voor het uitvoeren van een zeer breed gemeentelijk cultuurbeleid op vlak van onder meer sociaal-cultureel werk, tentoonstellingen, bibliotheekwerking, niet-formele educatie, podiumkunsten, film, erfgoed, jeugdactiviteiten, jeugdwerkingen, speelruimte, jeugdwelzijn, senioren, schoolprogrammering, beeldende kunst in de publieke ruimte, vrijwilligers, gemeenschapsvorming, cultuurspreiding, cultuurparticpatie, straat- en pleinanimatie, carnaval, ….

Art. 35

Bevoegdheden

De Commissie neemt kennis van het functioneren en de programmering van het Cultuurhuis. Zowel op eigen initiatief als op vraag van het College kan het deze werking adviseren. Daarnaast volgt en adviseert de Commissie met specifieke aandacht het beleid van het Gemeentebestuur omtrent beeldende kunst in de publieke ruimte. Voor elke aankoop, aanvaarding en/of (ver)plaatsing van een kunstwerk op haar publiek domein vraagt het Gemeentebestuur advies aan de Commissie. Dit advies wordt toegevoegd aan het Gemeenteraadsraadsdossier.

Om zijn bevoegdheden daadwerkelijk te kunnen uitoefenen heeft de commissie recht op informatie over alle beleidsbeslissingen van het gemeentebestuur betreffende het Cultuurhuis en Beelden in de Stad.

Art. 36

Samenstelling

De Commissie telt maximum stemgerechtigde 14 leden. Personen met een politiek mandaat kunnen geen lid zijn.

De Commissieleden zijn tevens lid van de Cultuurraad of worden dit na hun aanduiding als lid van de Commissie. Commissieleden behoren tot doelgroepen van het Cultuurhuis en/of zijn vertegenwoordigers van gebruikers van het Cultuurhuis. Zij komen uit verschillende sectoren.:

De leden:

1. Sociaal-cultureel verenigingsleven voor volwassenen:
   • Voorzitter Cultuurraad (1)
   • Algemene Vorming (1)
   • Actieve Kunstbeoefening (1)
   • Sociaal-Cultureel (1)
   • Hobby, Vrije Tijd en Toerisme (1)
2. Jeugd:
   • Voorzitter Jeugdraad
3. Senioren:
   • Voorzitter Seniorenraad
4. Sociale sector:
   • Voorzitter Sociale Raad
5. Erfgoed:
   • Lid Commissie Erfgoed & Straatnaamgeving
6. Scholen Knokke-Heist:
   • Lager onderwijs (1)
   • Middelbaar onderwijs (1)
7. Beeldende kunsten:
   • Kunstgaleries (1)
   • Beeldende Kunstenaars (deelnemer Oostkust Kunst) (1)
8. Vrijwilligers:
   • Vrijwilligers Cultuurhuis (1)

De voorzitters van de adviesraden kunnen in hun plaats een ander lid van hun bestuur aanduiden.

Art. 37

Waarnemers

Kunnen de Commissie Cultuurhuis & Beelden in de Stad bijwonen als niet-stemgerechtigd waarnemer:

- alle schepenen die een bevoegdheid hebben over een culturele sector

Art. 38

Adviseurs en medewerkers

De directeur Vrijetijd, de directeur van het Cultuurhuis en het Diensthoofd Bibliotheek en Erfgoed en/of diens aangestelden kunnen als niet-stemgerechtigde adviseurs de Commissie bijwonen. Tevens kan de Commissie deskundigen uitnodigen om specifieke agendapunten toe te lichten.

Een medewerker van het Cultuurhuis kan worden belast met de administratieve ondersteuning van het secretariaat van de Commissie.

Art. 39

Onverenigbaar-heden

Onverenigbaarheden met het stemgerechtigd lidmaatschap zijn :

• personeelslid zijn van het Cultuurhuis
• medewerker zijn van de toezichthoudende overheid, binnen de dienst die zich bezighoudt met cultuur

Art. 40

Duur en einde lidmaatschap

De duur van het lidmaatschap bedraagt 6 jaar en eindigt bij de aanstelling van het nieuwe Bestuur. Bij de start van elke nieuwe legislatuur organiseert en bekrachtigt het nieuwe Bestuur de hersamenstelling van de Commissie Cultuurhuis & Beelden in de Stad.

Bij het voortijdig wegvallen, om welke reden ook, van een Commissielid beslist het Bestuur of al dan niet een vervanger dient gezocht te worden.

Art. 41

Coördinatie

De Commissieleden kiezen een coördinator voor hun werkzaamheden. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat gekozen.

Art. 42

Frequentie

De Commissie komt minstens tweemaal per jaar bijeen.

Art. 43

Agenda

De agenda wordt samengesteld door de coördinator van de Commissie in overleg met de directeur van het Cultuurhuis of diens aangestelde.

De uitnodiging met vermelding van de agenda wordt ten minste 8 kalenderdagen voor de bijeenkomst verstuurd. Aan de leden die hiermee hebben ingestemd zal de uitnodiging per e-post worden verstuurd.

Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat ten minste 30 kalenderdagen voor de samenkomst schriftelijk door een lid van de Algemene Vergadering wordt ingediend bij de voorzitter van de Cultuurraad.

De agendapunten worden besproken in de volgorde waarin zij op het oproepingsbericht voorkomen. Alleen bij een beslissing van de Commissie kan de agenda worden gewijzigd.

Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig worden beraadslaagd, tenzij met het akkoord van twee derden van de aanwezige leden.

Als een bepaald agendapunt niet kan worden afgehandeld, wordt het automatisch verdaagd naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld, tenzij de Commissie het anders bepaalt.

Art. 44

Beslissingen

De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

Als wordt gestemd over personen of functies, of op verzoek van minstens één derde van de aanwezige stemgerechtigde leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk. In de andere gevallen is de stemming publiek.

Bij publieke stemming is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend ingeval van staking van stemmen.

Wanneer er bij geheime stemming over personen, staking van stemmen is, heeft een nieuwe stemronde plaats tussen de kandidaten met het gelijke aantal stemmen. Wanneer ook deze stemronde geen beslissend resultaat oplevert, is de jongste kandidaat gekozen.

Art. 45

Adviezen

De commissie kan op eigen initiatief of op vraag adviezen overmaken aan het Gemeentebestuur.

Het College van Burgemeester en Schepenen kan schriftelijk advies vragen aan de Commissie. Indien mogelijk zal het College hierbij ook de wettelijke en financiële randvoorwaarden voegen waarmee de adviesgever rekening moet houden en zullen alle nodige documenten als bijlage bij de vraag toegevoegd worden.

De commissie krijgt minstens 30 kalenderdagen om advies uit te brengen vanaf de verzending van de vraag om advies.

Elk advies, ondertekend door de coördinator van de Commissie, wordt voorgelegd aan het Bestuur van de Cultuurraad. Het advies is een document dat afzonderlijk bestaat van het verslag.

De adviezen worden vervolgens ondertekend door voorzitter en secretaris en schriftelijk aan het College van Burgemeester en Schepenen bezorgd.

Art. 46

Gemotiveerd antwoord

Het College van Burgemeester en Schepenen antwoordt schriftelijk aan de voorzitter van de Cultuurraad binnen de 30 kalenderdagen, die ingaan de dag nadat het college kennisnam van het advies. De voorzitter bezorgt onmiddellijk een kopie van het advies aan de coördinator van de Commissie.

Indien het College van Burgemeester en Schepenen afwijkt van het advies, moet de motivatie hiervoor in het schriftelijk antwoord vermeld worden.

Art. 47

Verslag

Van elke bijeenkomst van de Commissie wordt een ontwerpverslag opgesteld. Dit ontwerpverslag wordt na goedkeuring door de coördinator binnen de 10 werkdagen na de vergadering onder de leden verspreid en aan de voorzitter van het Bestuur van de Cultuurraad bezorgd.

De leden beschikken over een termijn van tien werkdagen om hun opmerkingen over het ontwerpverslag te formuleren.

Na deze termijn wordt het verslag aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd.

Elk verslag bevat ten minste volgende elementen:

- de aanwezigheden, verontschuldigingen en afwezigheden

- de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering

- de eigenlijke agendapunten die bestaan uit:

* een korte toelichting van het agendapunt

* een korte samenvatting van de bespreking

* het resultaat van de stemming (indien van toepassing)

* de conclusie van het agendapunt met vermelding van eventuele minderheidsstandpunten die worden gedragen door minstens een derde van de aanwezige stemgerechtigde leden

* de rapportering over het gevolg dat aan de versterkte adviezen is gegeven.

De goedgekeurde verslagen van de Commissie zijn openbaar en kunnen door elke inwoner van Knokke-Heist worden ingezien op het secretariaat van de Cultuurraad.

Art. 48

Opdracht

De Commissie Erfgoed & Straatnaamgeving bereidt het advies voor met betrekking tot het gemeentelijk beleid omtrent het materieel en immaterieel erfgoed dat zich vertaalt in collectie-opbouw door het Gemeentebestuur, monumentenzorg, erfgoedprojecten buiten de muren van museum Sincfala, herdenkingen en dies meer. Daarnaast adviseert deze Commissie het Gemeentebestuur omtrent de naamgeving van straten en pleinen.

Art. 49

Bevoegdheden

De Commissie neemt kennis van het gemeentelijk beleid terzake. Zowel op eigen initiatief als op vraag van het College kan het dit beleid adviseren.

Om zijn bevoegdheden daadwerkelijk te kunnen uitoefenen heeft de commissie recht op informatie over alle beleidsbeslissingen van het gemeentebestuur betreffende het erfgoedbeleid en de straatnaamgeving van straten en pleinen.

Art. 50

Samenstelling

De Commissie telt maximum 9 leden. Personen met een politiek mandaat kunnen geen lid zijn.

De Commissieleden zijn tevens lid van de Cultuurraad of worden dit na hun aanduiding als lid van de Commissie. Commissieleden zijn erfgoedactoren binnen Knokke-Heist en/of zijn deskundig op vlak van erfgoedbeleid. Zij komen uit verschillende sectoren.:

De leden:

1. Heemkundige kringen uit Knokke-Heist:
   1. Sint-Guthago (1)
   2. Cnocke is hier (1)
   3. Heyst Leeft (1)
2. Musea in Knokke-Heist:
   1. For Freedom (1)
   2. Museum Peire (1)
3. Externe deskundigen (maximum 2)

Twee leden van het Bestuur van de Cultuurraad zijn tevens lid van de Commissie.

Art. 51

Waarnemers

Kunnen de Commissie Erfgoed en Straatnaamgeving bijwonen als niet-stemgerechtigd waarnemer:

- alle schepenen die een bevoegdheid hebben over een culturele sector

- alle schepenen die een bevoegdheid hebben over stadsontwikkeling

Art. 52

Onverenigbaar-heden

Onverenigbaarheden met het stemgerechtigd lidmaatschap zijn :

-           personeelslid zijn van het Cultuurhuis

-           medewerker zijn van de toezichthoudende overheid, binnen de dienst die zich bezighoud met cultuur

Art. 51

Adviseurs en medewerkers

De directeur Vrijetijd, de directeur van het Cultuurhuis, het Diensthoofd Bibliotheek en Erfgoed en de stafmedewerker van de Dienst Erfgoed kunnen als niet-stemgerechtigde adviseurs de Commissie bijwonen. Tevens kan de Commissie deskundigen uitnodigen om specifieke agendapunten toe te lichten.

Een medewerker van het Cultuurhuis kan worden belast met de administratieve ondersteuning van het secretariaat van de Commissie.

Art. 53

Duur en einde lidmaatschap

De duur van het lidmaatschap bedraagt 6 jaar en eindigt bij de aanstelling van het nieuwe Bestuur. Bij de start van elke nieuwe legislatuur organiseert en bekrachtigt het nieuwe Bestuur de hersamenstelling van de Commissie Erfgoed & Straatnaamgeving.

Bij het voortijdig wegvallen, om welke reden ook, van een Commissielid beslist het Bestuur of al dan niet een vervanger dient gezocht te worden.

Art. 54

Coördinatie

De Commissieleden kiezen een coördinator voor hun werkzaamheden. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat gekozen.

Art. 55

Frequentie

De Commissie komt minstens tweemaal per jaar bijeen.

Art. 56

Agenda

De agenda wordt samengesteld de coördinator van de Commissie in overleg met de directeur van het Cultuurhuis of diens aangestelde.

De uitnodiging met vermelding van de agenda wordt ten minste 8 kalenderdagen voor de bijeenkomst verstuurd. Aan de leden die hiermee hebben ingestemd zal de uitnodiging per e-post worden verstuurd.

Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat ten minste 30 kalenderdagen voor de samenkomst schriftelijk door een lid van de Algemene Vergadering wordt ingediend bij de voorzitter van de Cultuurraad.

De agendapunten worden besproken in de volgorde waarin zij op het oproepingsbericht voorkomen. Alleen bij een beslissing van de Commissie kan de agenda worden gewijzigd.

Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig worden beraadslaagd, tenzij met het akkoord van twee derden van de aanwezige leden.

Als een bepaald agendapunt niet kan worden afgehandeld, wordt het automatisch verzonden naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld, tenzij de Commissie het anders bepaalt.

Art. 57

Beslissingen

De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

Als wordt gestemd over personen of functies, of op verzoek van minstens één derde van de aanwezige stemgerechtigde leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk. In de andere gevallen is de stemming publiek.

Bij publieke stemming is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend ingeval van staking van stemmen.

Wanneer er bij geheime stemming over personen, staking van stemmen is, heeft een nieuwe stemronde plaats tussen de kandidaten met het gelijke aantal stemmen. Wanneer ook deze stemronde geen beslissend resultaat oplevert, is de jongste kandidaat gekozen.

Art. 58

Adviezen

De commissie kan op eigen initiatief of op vraag adviezen overmaken aan het Gemeentebestuur.

Het College van Burgemeester en Schepenen kan schriftelijk advies vragen aan de Commissie. Indien mogelijk zal het College hierbij ook de wettelijke en financiële randvoorwaarden voegen waarmee de adviesgever rekening moet houden en zullen alle nodige documenten als bijlage bij de vraag toegevoegd worden.

De commissie krijgt minstens 30 kalenderdagen om advies uit te brengen vanaf de verzending van de vraag om advies.

Elk advies, ondertekend door de coördinator van de Commissie, wordt voorgelegd aan het Bestuur van de Cultuurraad. Het advies is een document dat afzonderlijk bestaat van het verslag.

De adviezen worden vervolgens ondertekend door voorzitter en secretaris en schriftelijk aan het College van Burgemeester en Schepenen bezorgd.

Art. 59

Gemotiveerd antwoord

Het College van Burgemeester en Schepenen antwoordt schriftelijk aan de voorzitter van de Cultuurraad binnen de 30 kalenderdagen, die ingaan de dag nadat het college kennisnam van het advies. De voorzitter bezorgt onmiddellijk een kopie van het advies aan de coördinator van de Commissie.

Indien het College van Burgemeester en Schepenen afwijkt van het advies, moet de motivatie hiervoor in het schriftelijk antwoord vermeld worden.

Art. 60

Verslag

Van elke bijeenkomst van de Commissie wordt een ontwerpverslag opgesteld. Dit ontwerpverslag wordt na goedkeuring door de coördinator binnen de 10 werkdagen na de vergadering onder de leden verspreid en aan de voorzitter van het Bestuur van de Cultuurraad bezorgd.

De leden beschikken over een termijn van tien werkdagen om hun opmerkingen over het ontwerpverslag te formuleren.

Na deze termijn wordt het verslag aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd.

Elk verslag bevat ten minste volgende elementen:

- de aanwezigheden, verontschuldigingen en afwezigheden

- de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering

- de eigenlijke agendapunten die bestaan uit:

* een korte toelichting van het agendapunt

* een korte samenvatting van de bespreking

* het resultaat van de stemming (indien van toepassing)

* de conclusie van het agendapunt met vermelding van eventuele minderheidsstandpunten die worden gedragen door minstens een derde van de aanwezige stemgerechtigde leden

* de rapportering over het gevolg dat aan de versterkte adviezen is gegeven.

De goedgekeurde verslagen van de Commissie zijn openbaar en kunnen door elke inwoner van Knokke-Heist worden ingezien op het secretariaat van de Cultuurraad.