Ontlenen van evenementenmateriaal

Nieuw reglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal!

Sedert 1 januari 2026 is het nieuwe reglement van kracht. We geven graag kort even de belangrijkste wijzigingen mee.

Aanpassing van de categorieën
Organisatoren van evenementen waarbij de opbrengst aan het goede doel wordt geschonken kunnen vanaf nu ook gratis beroep doen op onze uitleendienst. Zij vallen onder categorie B en betalen dus enkel de transportkosten en het verbruik van de stroomgroep.
Geef dit dus mee bij de aanvraag en houd de bewijsstukken van de inkomsten en de besteding ervan ter beschikking.

Organisatoren die niet in Knokke-Heist gevestigd zijn kunnen vanaf heden ook beroep doen op onze dienst hetzij enkel voor het ontlenen van veiligheidsmateriaal. Zij vallen onder categorie C. Let wel, de voorwaarde blijft dat dit enkel kan voor evenementen die doorgaan op het grondgebied van de gemeente Knokke-Heist.

Nieuwe artikelen voor categorie B
Vanaf heden ontlenen we onze vuilnisbakken ook uit aan de verenigingen. Zowel de 120 als de 240 liter containers.
Belangrijk is hierbij kennis te nemen dat, indien ze niet leeg en proper terug aangeboden worden, er een kost van 100,00 EUR per vuilnisbak zal aangerekend worden bovenop het voorziene uurloon voor de reiniging en het ledigen ervan zoals voorzien in het retributiereglement op technische prestaties.
Dit tarief bijzonder hoog, net omdat ze zeker leeg en proper terug zouden aangeboden worden! Houd hier dus rekening mee.

Aanpassing van de transportkost
De transportkost diende aangepast te worden. We weten echter dat de verenigingen het financieel ook niet gemakkelijk hebben. Vandaar slecht een kleine aanpassing van 9 naar 10% van de verhuurwaarde het ontleende materiaal. Het minimumbedrag blijft behouden op 75,00 EUR.

Aanleveren van een inplantingsplan
Gezien we veelal meerdere keren naar een deftig inplantingsplan moeten vragen voorzien we vanaf heden dat indien er geen (deftig) inplantingsplan wordt aangeleverd, de volledige levering geschorst wordt. Indien er na schorsing geen andere leveringsdatum kan ingepland worden wordt de levering geannuleerd.

De aanvrager is aansprakelijk voor het aanleveren van een inplantingsplan van zodra de bestelling één van volgende artikelen bevat: tenten, mobiele podia, stroomgroepen, vlaggenmastblokken en kleedkamers.
Het inplantingsplan moet ten laatste 14 dagen voor de geplande levering aangeleverd worden en moet de situatie ter plaatse verduidelijken alsook de specifieke locatie vermelden van de tenten, mobiele podia, stroomgroepen, vlaggenmastblokken en kleedkamers.
De gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld indien het evenement niet kan doorgaan door schorsing of annulering van de levering.

Berekening verbruik van de stroomgroep
De kost bij het gebruik van een stroomgroep bleef gelijk maar de berekening werd vereenvoudigd. Het verbruik en de draaiuren werden samengevoegd naar een verbruikskost van 11,00 EUR per uur.

Aanvragen vergunning voor de inname van het openbaar domein/parkeerverbod
Wanneer het materiaal op het openbaar domein moet geplaatst worden is de ontlener verantwoordelijk voor het regelen van de nodige vergunningen voor de inname van het openbaar domein en/of het parkeerverbod (indien van toepassing). Dit kan door middel van een evenementenaanvraag via het digitaal evenementenloket.

Indien de levering niet kan doorgaan wegens het ontbreken van de nodige vergunning, wordt deze geschorst. Indien na schorsing geen andere datum kan ingepland worden, wordt de levering geannuleerd. De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden indien het evenement hierdoor niet kan doorgaan.

Veelgestelde vragen

Hoe dien ik een aanvraag in?
Het bestellen van materiaal verloopt via ons digitaal aanvraagformulier. Hiervoor heb je geen account meer nodig.
Is het de eerste keer dat je materiaal bestelt en ben je nog niet gekend in onze database? Geen probleem, je kan je registreren en meteen je bestelling plaatsen.

Vanaf wanneer kan ik mijn materiaal bestellen?
Het materiaal kan ten vroegste 6 maanden en dient ten laatste 1 maand op voorhand besteld te worden.
Let op! De mogelijkheid om het materiaal te bestellen is geen zekerheid op de beschikbaarheid ervan. Gemeentelijke diensten hebben namelijk tot 4 maanden op voorhand voorrang op het ontlenen van het materiaal.
De overige aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld en dit vanaf 4 maand voor aanvang van het evenement.

Wanneer ben ik zeker dat mijn materiaal beschikbaar is?
Het streefdoel is om iedereen uiterlijk 3 maand voor aanvang van het evenement te verwittigen van het al dan niet beschikbare materiaal. Dit natuurlijk op voorwaarde dat de aanvraag tijdig gebeurde.

Kan ik ook materiaal ontlenen voor een evenement buiten Knokke-Heist?
Materiaal wordt enkel uitgeleend voor evenementen die doorgaan op het grondgebied van de gemeente Knokke-Heist. Hier worden geen afwijkingen op toegestaan.

Voor hoe lang kan ik materiaal ontlenen?
De huurperiode bedraagt minimum 1 en maximaal 7 kalenderdagen. Een uitzondering hierop kan gemotiveerd aangevraagd worden bij de dienst Evenementen.

Hoeveel bedragen de transportkosten?
Het transport voor categorie B en C wordt aangerekend aan 10% van de verhuurwaarde van het aangevraagde materiaal met een minimum van 75,00 EUR.
De verhuurwaarde van elk artikel vind je terug in het reglement en op de bevestiging die we je toesturen, 3 maanden voor de leveringsdatum.

Waar vind ik het reglement terug?
Om alles in goede banen te leiden hebben we een reglement opgesteld dat goedgekeurd werd door de gemeenteraad en waarin alle regels, voorwaarden en prijsberekeningen netjes bepaald worden. Het reglement vind je hier terug.

Kan ik materiaal ontlenen voor de communie van mijn dochter?
Helaas niet, gemeentelijk materiaal kan enkel door verenigingen uit Knokke-Heist ontleend worden. We kunnen hier geen uitzondering op maken. Als lokaal bestuur mogen we namelijk geen concurrentie met de privémarkt aangaan.

Bedrijven en organisatoren van commerciële evenementen kunnen enkel (gratis) beroep doen op veiligheidsmateriaal zoals dranghekken en werfafsluitingen. Zij betalen enkel voor het transport van het materiaal.

Besparingstip
Heb je enkel tafels en stoelen nodig? Dan kan je kosten besparen door het materiaal zelf af te halen op het depot in 't Walletje, uiteraard na contact met iemand van de dienst.

Externe uitleendiensten

Buiten de gemeentelijke uitleendienst is er nog de provinciale uitleendienst en de uitleendienst van Sport Vlaanderen waar je eveneens evenementenmateriaal maar ook sportmateriaal kan ontlenen.

De links naar de webshops vind je hieronder.